Column | De 10 geboden voor een organisatie met EU-desk

gepubliceerd

U hebt een organisatie en u wilt wat; ambities en plannen genoeg. Uw plannen sluiten bovendien goed aan bij de beleidslijnen vanuit Europa*. Logisch dat u de kansen voor extra financiering en internationale samenwerking aangrijpt! In lijn met veel organisaties in Nederland en Europa, besluit u te investeren in een EU-desk of medewerker. Mag ik dan onze ‘10 geboden’ met u delen? Om u op weg te helpen met dit verstandige en moedige besluit.

Vanuit ERAC krijgen wij steeds meer het verzoek een bijdrage te leveren aan het ‘Europa wise’ maken van een organisatie. Nu vraag ik u te beseffen dat het hebben van een EU-medewerker of EU-helpdesk u als organisatie niet meteen en per definitie ‘EU-wise’ maakt. Voor een ‘EU wise’ organisatie is onder andere tijd, programmamanagement, een organisatie-brede blik, netwerk in Brussel en ervaring nodig. Maar, het inrichten van een EU-helpdesk in uw organisatie of het slim inzetten van een EU-medewerker of grants officer via een dienstverband of detachering is een begin.

Deze column gaat over het maken van een goede start. Het gaat over de dagelijkse praktijk van vele instellingen in Nederland waarin één (en soms twee of drie) personen de uitdaging hebben om organisatiebelangen op te lijnen met Europees beleid, met extra financiering als einddoel.

Met deze ‘10 geboden’ legt u de basis voor de doorontwikkeling van uw EU-desk naar een 'EU-wise' organisatie. Ik zou graag over elk gebod willen uitweiden, herkenbare voorbeelden benoemen of do’s en dont’s meegeven. Maar, daar is helaas geen ruimte voor. Ik bespreek het graag met u onder het genot van een kopje koffie. Want alle begin is moeilijk en verdient de juiste aandacht.

* Europees beleid is momenteel vooral gericht op: innovaties, MKB-stimulering, verbetering van de arbeidsmarkt, CO2-reductie en circulaire economie.

De 10 geboden voor een organisatie met een EU-helpdesk:

1. Bestuurlijk draagvlak is onontbeerlijk

Bestuurlijke aandacht voor Europa ≠ als bestuurlijke draagvlak. Een EU-wise organisatie vraagt draagvlak in de vorm van structureel budget én capaciteit voor de uitvoering en een gezamenlijk geformuleerd ambitieniveau.

2. Regionale en Europese contacten zijn noodzakelijk

Geen regionale inbedding betekent geen kans op succesvolle subsidieaanvragen. Regionale contacten en regionale samenwerkingsbereidheid zijn essentieel tegenwoording. Voor de internationale EU-aanvragen zoals Horizon 2020 en Interreg zijn Europese contacten noodzakelijk om te komen tot consortia en dus tot aanvragen.

3. Programmatische aanpak geeft richting

Het veelvoud aan calls (openstellingen van subsidieprogramma’s) kan verstorend zijn voor uw strategie plannen. Gebruik calls om uw eigen doelen te verwezenlijken. Wees beducht op EU-opportunisme; kies liever voor een systematische aanpak (portfolio ontwikkeling).

4. Benoem ‘de motor’ achter subsidieaanvragen

Is de helpdesk de motor achter subsidieaanvragen of de inhoudelijke projectleider? Beide kan werken, voor elke organisatie is de beste oplossing anders.

5. Subsidieaanvraag = schrijfteam = drie competentiedomeinen

Elke aanvraag vraagt: EU-proces en regelkennis, inhoudelijke expertise, financieel/administratief inzicht. Zorg ervoor dat de kennis in huis is.

6. Investeer in EU-intelligence

EU-awareness en intelligence is een voorwaarde voor succesvolle aanvragen. EU- kennis is sterk in beweging en vereist dus effectieve communicatie. Investeer in kennisverzameling en verspreiding via effectieve communicatie instrumenten.

7. Ondersteunend beleid maakt je effectiever

Ontwikkel beleid voor aanjaagmogelijkheden en voor cofinanciering. Zorg dat er tijd en geld beschikbaar is om projecten aan te jagen. Het vinden van het juiste projectconsortium vraagt tijd en vaak ook reis- (en verblijfs-)kosten. Zorg ook voor cofinancieringsbeleid – voorkom daarmee dat (gebrek aan) cofinanciering de strop wordt voor projectontwikkeling en subsidieaanvragen.

8. Flexibiliteit is een vereiste

Subsidieaanvragen worden onder strakke deadlines ontwikkeld, met complexe consortia. ‘Last minute werk’ is helaas gebruikelijk. Dit vraagt een flexibele instelling van de administratieve en juridische experts die vaak bij het proces betrokken worden. Alsook van de ‘legal representatives’ die de definitieve handtekeningen voor de aanvraag moeten zetten.

9. Heb geduld

De weg van ‘ambities’ naar ‘plannen’ naar ‘projecten’ naar succesvolle subsidieaanvragen is lang. Reken op drie – zes maanden voordat de eerste aanvragen ingediend kunnen worden. Beslissingen op de eerste aanvragen kan je vanaf negen maanden tot een jaar verwachten. Het duurt zeker een jaar voordat een ‘EU desk’ op volle kracht draait.

10. 'EU-wijsheid’ is een olievlek die zich door de organisatie verspreid

Maak zo snel mogelijk tandems tussen de EU-helpdeskmedewerker en inhoudelijke projectleiders. Ontwikkel projectleiders zo snel mogelijk tot WU-projectleiders. Deze projectleiders zijn dan ambassadeurs voor EU-projecten in de organisatie; in staat om EU-projecten zelfstandig te bouwen en medewerkers al doende EU-wise maken. Dit geeft ruimte voor helpdeskmedewerkers om nieuwe tandems te vormen met onervaren EU-projectleiders.

Yolanda Mout